Съвети за
успешен онлайн бизнес,
новини от бранша.

Ето какво се изисква, за да работи безупречно вашият имейл

eto-kakvo-se-iziskva-za-da-raboti-bezuprechno-vashiiat-imeil
В това ръководство ще опишем най-добрите email практики, които сме научили от менажирането и изпращането на хиляди имейли до клиенти. Целта е да Ви помогнем да разберете от какво имате нужда, за да бъдат успешно доставяни Вашите мейл съобщения.

Ще обърнем внимание и на съдържанието на мейл съобщенията. Съдържанието може да бъде перифразирано с няколко думи: ‘изпратете нещо, което хората искат да прочетат’. Създаването на добро съдържание е вероятно най-трудната част, но ще се фокусираме и върху инфраструктурата при изпращане на съобщения и дали Вашите клиенти ги получават или не.


Репутация

репутация

Един от основните фактори в света на имейлите (както и в реалния свят) е репутацията. Ако нямате добра репутация, свързана с вашия домейн, както и с IP адреса ви, вашето съобщение няма да достигне до входящите кутии на клиентите Ви.

Заради популярността и масовото използване на email съобщения за предаване на информация, този информационен канал е апетитна хапка за спамърите. Около 90% от всички входящи съобщения са спам (източник: MAAWG). Поради тази причина, доставчиците на email услуги като AOL, Gmail, Yahoo и Hotmail са в открита война със спамърите. Това прави входящите ни кутии по-благоприятно място. Затова е много важно да менажирате и поддържате своята репутация, за да не попаднете сред spam филтрите на големите доставчици.

Добра аналогия за Вашата email репутация е Вашата лична репутация. Очевидно, лошата репутация ще Ви навреди, но и това да нямате репутация, също би Ви навредило. Ако доставчиците на email услуги не Ви “познават” (по-точно нямат информация за Вашето IP и домейн), ще предположат най-лошото и ще Ви филтрират, поне първоначално. Трудно е да ги виним предвид количеството spam, което съществува, което филтрират и с което се борят.

Ето и някои важни въпроси, чиито отговори директно влияят на репутацията:

 Биват ли доставяни email съобщенията? Ако не, защо?

 Email доставчикът блокира ли Вашия трафик и защо?

 Съобщенията до правилен адрес ли са изпратени?

 Получателите отписват ли се и подават ли сигнали за спам?

 Получателите взаимодействат ли със съобщенията (отварят ли ги, кликат ли на линковете)?

А пък, ако следвате тези два съвета, е много вероятно да изградите добра репутация:

- Изпращайте съобщения само на потребители и клиенти, които доброволно са се абонирали да ги получават (чрез Вашия сайт или приложение) и винаги първо изпращайте линк за потвърждение, за да сте сигурни, че това е техният правилен email адрес;

- Установете през какъв период е най-добре да изпращате нови съобщения, на база отзивите на Вашите абонати или статистиката от мейл доставчика (никога не изпращайте нови съобщения на потребителите, които вече са се отписали или са докладвали за spam);

Хостинг


Кратък поглед върху хостинга, тъй като хостинг технологиите се развиват бързо и тази информация може да не е актуална след няколко месеца. Но, виртуалните cloud среди не са най-добрият вариант за менажиране на email, поради няколко причини:

 IP адресът трябва да е статичен, така че репутацията на Вашия домейн и IP адрес да вървят ръка за ръка и да се изграждат едновременно;

IP адресът и другите около него трябва да имат добра репутация. При cloud средите това е рядкост, поради лесната им достъпност и по-разпуснатия контрол;

 В идеалния случай, услугите за изпращане на съобщенията трябва да са на реални (не виртуални) машини;

Дори и IP-то Ви да е чисто и с добра репутация, понякога доставчиците блокират цели подмрежи. Така, може да се окажете в ситуация, в която отнасяте наказание не по Ваша вина. Затова, чакаме денят, в който репутацията ще се отнася само до домейна, а не и до IP-то.


IP адреси и обем на изпращане


Ако изпращате голямо количество съобщения (например, повече от 50 хил. седмично) е добра идея да използвате самостоятелен IP адрес, за да изолирате репутацията си. Ако ползвате споделен IP адрес, споделяте репутацията си и с останалите, които го ползват. Доставчиците налагат ограничение на броя изпратени съобщения по IP адрес, така че, ако възнамерявате да изпращате голям брой съобщения, може да се снабдите с няколко IP-та. От друга страна, ако не изпращате достатъчно количество съобщения от даден IP адрес, това може да повлияе негативно на Вашата репутация, така че, балансът е относителен. (не важи в случаите, когато използвате споделен хостинг);

Ако имате големи пикове в изпращането на съобщенията (т.е. Не го правите редовно, а когато изпращате, броят съобщения е голям), това може да се отчете като spam. Също така, ако цялостното количество изпратени от Вас съобщения е твърде малко, това няма да повиши репутацията Ви. В общия случай, ако изпращате по-малко от 5000 съобщения на ден, споделен IP адрес би могъл да Ви свърши работа.

Друго важно нещо, което трябва да обмислите е - използването на различни IP адреси за изпращане на масовите съобщения и транзакционните съобщения. Това е важно поради две причини:

 Доставянето на транзакционните съобщения може да бъде забавено заради изпращането на масовите съобщения;
 Репутацията на адреса на транзакционният Ви email адрес ще бъде повлияна от тази на масовия;

Дори да имате чист IP адрес, ще трябва постепенно да го разработите или разгреете, така да се каже. Това означава да започнете редовно да изпращате малък брой съобщения и прогресивно да ги увеличавате. Ако от самото начало изпратите десетки хиляди съобщения, те веднага ще бъдат филтрирани като spam.

DNS


Вашата email репутация е свързана не само с конкретен IP адрес, но също така и с вашия домейн (имайте това предвид, когато създавате Вашата email инфраструктура). Поради тази причина, добра идея е да имате отделни домейни или поддомейни за Вашите маркетингови, транзакционни и корпоративни email адреси. Препоръчително е да използвате top level домейн за корпоративен мейл, а за маркетинговите и транзакционните - отделни домейни или поддомейни.

Въпреки че не е задължително в полето “подател” да използвате същия домейн, от който изпращате съобщението, е силно препоръчително. От Hotmail, например, са изключително придирчиви към съобщения, на които не съвпадат домейнът, от който са изпратени и домейнът, от който пише, че са изпратени. Съответно, такива съобщения биват филтрирани.

Също така, трябва да се уверите, че използвате надежден и добре познат DNS доставчик, както и да попълните коректно контактната си информация в WHOIS записите. Няма никакъв смисъл да криете контактната си информация или да използвате проксита, защото е много вероятно е да задействате някой spam филтър. А пък след GDPR регламента 95% от whois данните са скрити по подразбиране вече.

Уверете се, че сте въвели правилните MX записи при Вашия DNS доставчик. Въпреки че не е задължително MX записите да сочат към домейна, от който изпращате съобщенията, е препоръчително. Малко са, но има такива доставчици, които проверяват тези записи.

Удостоверяване


удостоверяване на имейла

От изключителна важност е да използвате подходящите методи за удостоверяване на Вашия email. В противен случай, доставчиците могат да решат, че го използвате за spam или да го блокират.

Основните начини за удостоверяване са:

Sender Policy Framework (SPF)

Проблемът: Sender Policy Framework

Днес почти всички злонамерени имейл съобщения съдържат фалшиви адреси на податели. Жертвите, с чиито адреси се злоупотребява, често страдат от последствията, защото тяхната репутация намалява и те трябва да отхвърлят отговорността за злоупотребата или да губят времето си, като сортират погрешно изпратени съобщения.

Фалшифицирането на адреса на подателя е заплаха за потребителите и за компаниите, и дори подкопава електронната поща като цяло, защото подкопава доверието на хората в нейната надеждност. Ето защо вашите банки никога не ви изпращат информация за сметките ви по електронна поща и продължават да изтъкват този факт.

Но това не трябва да бъде така!


Общи типове злоупотреби с електронна поща, където адресът на подателя е подправен

- Спамерите не искат да получават известия за неполучена поща на реалните си имейл адреси.

- Измамниците искат да покрият следите си и да останат анонимни.

- Компютърните червеи (зловредни програми) искат да предизвикат объркване, или просто не се интересуват от адресите на подателя, които използват.

- Фишерите (password fishers) искат да се представят като добре познати, доверени идентичности, за да откраднат пароли от потребителите.


Решението: SPF

SPF е отворен стандарт, определящ технически метод за предотвратяване на фалшифицирането на адреса на подателя. По-точно, текущата версия на SPF - наречена SPFv1 или SPF Classic - защитава адреса на подателя на мейла, който се използва за доставяне на съобщения. Вижте полето вдясно за бързо обяснение на различните типове адреси на податели в имейлите.

Още по-точно, SPFv1 позволява на собственика на домейна да посочи своята политика за изпращане на електронна поща, напр. кои пощенски сървъри използват за изпращане на поща от техния домейн.

Технологията изисква двете страни да играят заедно: (1) собственикът на домейна публикува тази информация в SPF запис в DNS зоната на домейна и когато някой друг пощенски сървър получи съобщение, което твърди, че идва от този домейн, то тогава (2) сървърът, който получава информацията, може да провери дали съобщението отговаря на заявената политика на домейна. Ако, например, съобщението идва от неизвестен сървър, то може да се счита за фалшиво.

След като сте уверени в автентичността на адреса на подателя, най-накрая можете да го вземете за реално и да му придадете репутация (да му гласувате доверие). Докато системите за репутация, базирани на IP-адреси, като Spamhaus или SpamCop, са доминирали досега, репутацията все повече ще се основава на домейни и дори индивидуални адреси за електронна поща в бъдеще. Освен това са планирани допълнителни видове политики за бъдеща версия на SPF, като твърдение, че цялата изходяща поща на домейн е S/MIME или PGP удостоверена.

Пример:

Нека погледнем един пример, за да ви дадем представа как работи SPF. Иван притежава домейна example.net. Той също така понякога изпраща поща чрез своя GMail акаунт и се свързва с поддръжката на GMail, за да идентифицира правилния SPF запис за GMail. Тъй като той често получава отговори на съобщения, които не е изпратил, той решава да публикува SPF запис, за да намали злоупотребата с неговия домейн в електронната му поща:

example.net. TXT "v=spf1 mx a:pluto.example.net include:aspmx.googlemail.com -all"

Частите на записа SPF означават следното:

v=spf1 SPF версия 1
mxвходящите пощенски сървъри (MXes) на домейна са упълномощени също да изпращат поща за example.net
a:pluto.example.netподдомейнът pluto.example.net също е ауторизиран
include:aspmx.googlemail.comвсичко, което се счита за легитимно от gmail.com, да се приема по същия начин и за example.net
-all всички останали домейни нямат ауторизация


Този пример демонстрира, малка част от изразителността на SPF. Не го възприемайте като насока за изграждане на ваши собствени записи - нещата може да не се окажат както очаквате, а легитимните съобщения може да бъдат блокирани! Вместо това, научете повече за синтаксиса на записа, или получите пълна картина, като изучите пълната спецификация.

Най-сигурно е просто да помолите специалистите от вашата хостинг компания.


Проверка на страната, която приема

Политиките на общността сами по себе си не струват много - именно получаващите мейл сървъри трябва да ги прилагат. Повечето пощенски сървъри поддържат SPF проверка по един или друг начин. Можете да получите подкрепа от самата общност по тези въпроси.

DomainKeys Identified Mail (DKIM)


DomainKeys Identified Mail (DKIM) позволява на организацията да поеме отговорност за съобщение, което е в транзит. Организацията е ръководител на съобщението, негов създател, или посредник. Нейната репутация е в основата за оценка дали да се доверите на посланието за по-нататъшна обработка, като например доставка на самия имейл. Технически DKIM осигурява метод за валидиране на идентичност на име на домейн, която е свързана със съобщение, чрез криптографска идентификация.

Ако не знаете как става и няма кой да ви помогне, можете да се възползвате от този инструмент: https://www.socketlabs.com/domainkey-dkim-generation-wizard/.


DomainKeys


Целта на този проект е да създаде свободно достъпна библиотека, която може лесно да бъде възприета от повечето MTA и UA изпълнители, за да добави функционалността на DomainKeys (Historical RFC 4870). DKIM е стандартът за следене на стандартите за удостоверяване по имейл. DKIM.org активно се поддържа в подкрепа на приемането на DomainKeys Identified Mail.


SenderID


Главната разлика между Sender ID и SPF е че SenderID се поставя за подобрение на главния недостатък на SPF. Недостатъка е, че при SPF не се валидира адреса в хедъра на съобщението. Често адреса, който бива проверяван през SPF е различен от този в хедъра на имейла. Адреса в хедъра се показва за потребителите и служи за указание на кой да се отговори. Това означава, че SPF проверява само "mail from" адреса.

Мейлинг списъци


Причина номер едно, поради която съобщенията обикновено биват блокирани или маркирани като spam са лошите мейлинг листове или мейлинг списъци. Не купувайте и не търсете в интернет готови списъци с email-и. Тези списъци съдържат “лоши” email адреси и имат скрити spam капани. Email доставчиците лесно ги разпознават и блокират.

Редно е да изпращате съобщения само на хората, които доброволно са се абонирали (чрез Вашия сайт или приложение) да получават информация от Вас. За по-голяма сигурност ползвайте Double opt-in метода, а именно - изпращайте верификационен email с линк за потвърждение.

На Вашия сайт трябва да имате на видимо място разположена страница с политика за поверителност (Privacy Policy), както и опция за отписване за получаване на нови съобщения (освен линка, който задължително трябва да присъства във всеки email).


Bounce и обратна връзка от доставчиците


*Bounce mail е електронно писмо, което поради някаква причина не може да бъде доставено и е върнато обратно до подателя.

Голя част от поддържането на Вашата email репутация е обработката на bounce съобщенията. Докато повечето доставчици дават информация за bounce съобщенията по време на SMTP сесията, има и такива които изпращат bounce съобщенията чрез email. За да получите тези съобщения, трябва да имате return path header, така че получателите да знаят на кой адрес да отговорят с bounce информацията.

Трябва доста да се внимава с bounce съобщенията, защото ако пращате съобщения на грешни или несъществуващи адреси и не обръщате внимание на обратната връзка от доставчиците, Вашите съобщения ще бъдат филтрирани или блокирани;

Обратна връзка и оплаквания за SPAM


без спам

Повечето от големите email доставчици (освен Gmail) предоставят обратна връзка, чрез която Ви съобщават за оплаквания за SPAM. Ето един подробен списък от Word To Wise с техните изисквания. Важно е да се регистрирате при различните доставчици и да обръщате внимание на обратната връзка, защото ако я пренебрегнете може да бъдете блокирани от даден доставчик.


Отписване


Важно е да предоставите възможност на Вашите получатели да могат да се отпишат от получаване на нови съобщения, както е по изискване на CAN-Spam Act. Ако Вашите “абонати” нямат тази опция за отписване, е много вероятно да маркират съобщението Ви като spam, което ще доведе до много неприятности, отколкото да спрат да получават нови email съобщения от Вас.


Ангажираност


В допълнение към недоставените email съобщения, сигналите за спам и отписванията - email доставчиците определят репутацията и на база ангажираността на получателя. Ако получателят отваря, препраща и отговаря на Вашите съобщения, това ще подобри репутацията Ви. Поради тази причина съобщенията от типа “не отговаряйте на този мейл” изглеждат обидни. При много доставчици има значение дали получателят Ви е добавил в неговия списък с контакти (адрес бук).


Whitelist-ове и инструменти за доставяне


Добра идея е да се регистрирате за whitelist-ване при доставчиците, които го позволяват. Не всички доставчици го предлагат, а повечето имат изискване за история на изпращане на съобщения, преди да Ви позволят да се регистрирате. Също така, повече от тях изискват да сте на самостоятелен IP адрес. Ето Ви един чудесен списък с начините за whitelist-ване, за различните доставчици.

В допълнение на “белите списъци”, които предлагат различните email доставчици, ReturnPath предлага програма за сертифициране, която Ви whitelist-ва в повечето от водещите email доставчици. Сертификацията също така прави възможно визуализирането на изображения в съобщението по подразбиране (обикновено изображенията са скрити). Услугата също така Ви предоставя отделни списъци (за да тествате дали съобщенията Ви се маркират като спам) и кампании с предварителен преглед (за да разберете как Вашите съобщения се рендерират от различните доставчици и дали засичат съдържание, което може да бъде третирано като спам). Повече може да прочетете на техния сайт.


Съдържанието


 Персонализирайте съобщенията си към съответния получател. В идеалния случай, съдържанието трябва да е пряко свързано конкретния получател. Не бъдете груби и се обръщайте поименно към всеки един получател;

 Добра практика е да изпращате двупластови съобщения, които съдържат както HTML, така и обикновен текст. Email доставчиците не третират добре съобщения, които се състоят само от HTML, освен това, по подразбиране изображенията са блокирани. Така че, един email, в който има само HTML в никакъв случай няма да изглежда добре. Придържайте се към стандартната UTF-8 кодировка и добрите практики за размер на изображенията.

 Колкото по-голямо е съотношението текст-линк и текст-изображения, толкова по-добре. Съобщения с прекалено много линкове и изображения задействат спам филтрите;

 Правописните грешки, както и думи като “купи сега”, “безплатно” са магнит за спам филтрите, както и изречения изцяло написани с главни букви или последователност от няколко удивителни знака !!!!

 Домейните в полето подател, адрес за връщане (return-path) и ID на съобщението (message-id) трябва да съвпадат с домейна, от който се изпраща съобщението;

 Използвайте линкове за отписване и хедъри във Вашите съобщения. Много доставчици (например Hotmail) проверяват дали тези елементи са налични. Ако не са, много е вероятно Вашите съобщения да бъдат филтрирани;

 Gmail обръща специално внимание на Message ID-тата и на получените хедъри. Ако тези ID-та не са форматирани правилно (например, без скоби <> или с грешен домейн след @) Gmail ще Ви помисли за спамър;

 В линковете трябва да се съдържа домейнът, от който е изпратено съобщението. Услугите за съкращаване на УРЛ адреси (като bit.ly) не е е препоръчително да се ползват, защото се експлоатират от спамърите;

 Използвайте А/Б тестове, за да оптимизирате процента на получени съобщения;



При евентуални съмнения за проблем с вашите имейли, можете да ползвате тези три безплатни услуги за тестове:

https://www.mail-tester.com
https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
https://www.websitepulse.com/tools/email-validation-test.



Консултант: Тихомир Георгиев (Jump.bg)


Какво мислите за този материал?
Гласували: 8, рейтинг: 5

Ако Ви харесва статията,
споделете я.